毎年訪れる年末調整、その「見えない負担」とは？
会社員なら誰もが経験する年末調整。税金の手続き（会社員が毎年行う税金の手続き）と聞くと、少し憂鬱に感じる方もいるかもしれませんね。実は、この年末調整の時期に、企業の労務担当者（従業員の入社から退職までの手続きや、給与計算、社会保険などを担当する部署や人）が最も疲弊する要因は、書類の入力や計算といった作業だけではないことが明らかになりました。
ある実態調査によると、年末調整で労務担当者が最も疲弊する要因の73%が、従業員との「やり取り」に起因する「名もなき業務」だったそうです。具体的には、提出書類の不備確認や修正依頼、未提出者への督促、そして従業員からの問い合わせ対応などが上位を占めています。
ペーパーレス化やシステム導入が進む現代でも、こうした「名もなき業務」が現場の大きな負担として残されているのです。もしあなたがこのような会社に入社したら、年末調整の時期に担当者だけでなく、あなた自身も「書類の提出方法がわからない」「どこに聞けばいいの？」といったストレスを感じるかもしれません。
SmartHRが提案する新しい年末調整の形
人事労務のためのバックオフィスシステム「SmartHR」は、この「名もなき業務」を解消するため、新たな機能を2026年9月より順次提供することを発表しました。その中心となるのが、社内手続きやお知らせなどを一元的に確認・実行できる「従業員ポータル」の機能拡充です。
この従業員ポータルと「2026年版 年末調整」機能を組み合わせることで、企業は従業員とのやり取りの負荷を大幅に削減し、従業員は迷わずスムーズに年末調整を完了できる環境が実現されます。
新機能で年末調整がもっとスムーズに！
SmartHRが提供する新機能は、あなたの年末調整体験をきっと快適にしてくれるでしょう。
1. 周知の自動化：「お知らせ」自動リマインド
会社からのお知らせを従業員へ一斉配信できる「お知らせ機能」に、未読の従業員にのみ自動で再通知する機能が加わりました。これで、年末調整の提出漏れなどを個別に追いかける手間が省け、担当者の負担が減ります。あなたも「提出し忘れた！」という焦りを感じることが少なくなるはずです。
2. 問い合わせの即時解決：「AIアシスタント」×「メッセージ機能」の連携
「AIアシスタント」（人工知能を使った自動応答システム）が就業規則や社内規程に基づいて、従業員からの問い合わせに24時間365日自動で回答します。もしAIだけでは解決できない質問でも、AIが内容を要約して「メッセージ機能」を通じて担当者へ引き継いでくれます。これにより、あなたは問い合わせ先を探し直す手間なく個別相談ができ、担当者もAIとのやり取りの経緯を把握した状態で対応できるため、双方の時間と手間が削減されます。
3. 個別やり取りの効率化：「メッセージ機能」定型文の管理機能
提出書類の不備確認や修正依頼など、年末調整で繰り返し発生するやり取りを、登録済みの定型文から選択・編集して送信できるようになります。これにより、労務担当者の「不備確認・修正依頼のやり取り」の負担が軽減され、よりスムーズな対応が期待できます。
4. 事前準備：スマートフォン向けアプリの「インストール促進ダッシュボード」
従業員はスマートフォン向けアプリからSmartHRを利用でき、プッシュ通知を受け取ることが可能です。担当者はダッシュボードを通じて従業員のアプリインストール状況を把握し、インストールの促進に繋げられます。年末調整が始まる前に、あなたの大切な情報が確実に手元に届く環境が整えられるでしょう。
テクノロジーが変える、働きやすい未来
SmartHRが今回発表した機能は、年末調整という一見地味な業務の裏側に潜む「見えない負担」をテクノロジー（DX=デジタルトランスフォーメーション）で解消しようとするものです。これは、単に業務を効率化するだけでなく、企業が従業員一人ひとりの働きやすさを大切にしている証とも言えるでしょう。
もしあなたが転職や就職を考える際、このようなシステムを導入している企業は、従業員を大切にし、より良い職場環境を追求している可能性が高いと判断する材料になるかもしれません。
SmartHRは、誰もが心地よく働ける「well-working」な社会の実現に貢献することを目指しています。
より詳しい情報は、SmartHRのウェブサイトで確認できます。